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日記です

紙FAXを電子化し、管理するプログラムを組もう

Web

バイト先で使えるプログラムを組もうかと。

どんなの?

FAXで送られてくる資料(工事見積書)を電子管理するプログラム。
電子化することで

  • 紛失をなくす
  • 探す手間を省く
  • 置く場所も無くす
  • 最近経費で買ったスキャンスナップを使いこなせる

という利点

業務フロー

  • FAXで送られてくる、下請業者からの見積書がある
  • 送られてきたらクリアファイルに入れる
  • これを見て私たち(アルバイト組)がお客様へ連絡
  • 連絡履歴はその見積書に記載、話した内容も
  • 「検討」や「お見送り」になった場合、見積書を保管する必要がある
  • 工事するとき、見積書が必要になる
  • 工事決定の見積書は、工事日ごとにファイリング
  • 工事見送りの見積書は、50音順でファイリング

問題点

  • 見積書無くしたら即連絡漏れでクレーム。(まぁ普通なくさないけど)
  • 結構大型の店舗であるため、お客様多い。見積書はたまる一方。
  • お客様が来店されて、見積内容の確認の為見積書が必要になった時、管理が煩雑だと探すのでかなりのコスト(探す時間・めんどさ)がかかる

付加価値

電子化し、管理帳を作ることで、冒頭で述べた利点とは別で下記の利点が…

  • TODO管理できる
  • 連絡漏れがなくなる
  • 見積後の工事決定率を知れる(見積は無料でやっているので、決まらなかった場合は見積が単なるコストで終わる。その分、人を配達に回したい。金無駄。ということで無駄な見積は避けるようにしたい。現状と改善行動のフィードバックを数字で得る事が出来るお)
  • まぁ、後誰がたくさん仕事(連絡)しているか分かるね(さぼれなくなっちゃうwww)
  • 明らか人足りない時、人を増やしてください!人事生産高いです私たち!って数字でアピールできるようになる(また逆もしかり。)

どう作る?

  • 見積連絡案件をDBで管理。これは確定
  • PDF閲覧方法。リンクはってAdobe Readerで開かせる、でいいかな?インラインフレームでPDFをページに埋め込む、っていうのもブラウザ選ぶならいいかも。
  • PDF保存方法。DBに置ける?フォルダにアップし、DBにはファイルパスを格納
  • 実行環境。XAMP?VBA?
  • 何より、あんまり手間を変えずに作りたい。
  • PHP + MySQL + Windowsで、Web+DBの定石で。
  • データベースの情報をCRUD処理できるフロントエンドをHTMLで作るだけでいいかなー、PDFへは直リンクで開く。アクセント(インクリメンタルサーチとか)にjQueryをちょくちょく使う感じで。

紙ベースなのかよ・・・

県内ではなかなかの大型店舗で、東証一部にも上場している企業。だけど業務環境はそんなIT化されてなす。友達のコールセンターのシステムの話きくとやばい、大違い。
勉強のついでに、プチIT化しよ〜