バイト先で使えるプログラムを組もうかと。
どんなの?
FAXで送られてくる資料(工事見積書)を電子管理するプログラム。
電子化することで
- 紛失をなくす
- 探す手間を省く
- 置く場所も無くす
- 最近経費で買ったスキャンスナップを使いこなせる
という利点
業務フロー
- FAXで送られてくる、下請業者からの見積書がある
- 送られてきたらクリアファイルに入れる
- これを見て私たち(アルバイト組)がお客様へ連絡
- 連絡履歴はその見積書に記載、話した内容も
- 「検討」や「お見送り」になった場合、見積書を保管する必要がある
- 工事するとき、見積書が必要になる
- 工事決定の見積書は、工事日ごとにファイリング
- 工事見送りの見積書は、50音順でファイリング
問題点
- 見積書無くしたら即連絡漏れでクレーム。(まぁ普通なくさないけど)
- 結構大型の店舗であるため、お客様多い。見積書はたまる一方。
- お客様が来店されて、見積内容の確認の為見積書が必要になった時、管理が煩雑だと探すのでかなりのコスト(探す時間・めんどさ)がかかる
付加価値
電子化し、管理帳を作ることで、冒頭で述べた利点とは別で下記の利点が…
- TODO管理できる
- 連絡漏れがなくなる
- 見積後の工事決定率を知れる(見積は無料でやっているので、決まらなかった場合は見積が単なるコストで終わる。その分、人を配達に回したい。金無駄。ということで無駄な見積は避けるようにしたい。現状と改善行動のフィードバックを数字で得る事が出来るお)
- まぁ、後誰がたくさん仕事(連絡)しているか分かるね(さぼれなくなっちゃうwww)
- 明らか人足りない時、人を増やしてください!人事生産高いです私たち!って数字でアピールできるようになる(また逆もしかり。)
どう作る?
- 見積連絡案件をDBで管理。これは確定
- PDF閲覧方法。リンクはってAdobe Readerで開かせる、でいいかな?インラインフレームでPDFをページに埋め込む、っていうのもブラウザ選ぶならいいかも。
- PDF保存方法。DBに置ける?フォルダにアップし、DBにはファイルパスを格納
- 実行環境。XAMP?VBA?
- 何より、あんまり手間を変えずに作りたい。
- PHP + MySQL + Windowsで、Web+DBの定石で。
- データベースの情報をCRUD処理できるフロントエンドをHTMLで作るだけでいいかなー、PDFへは直リンクで開く。アクセント(インクリメンタルサーチとか)にjQueryをちょくちょく使う感じで。
紙ベースなのかよ・・・
県内ではなかなかの大型店舗で、東証一部にも上場している企業。だけど業務環境はそんなIT化されてなす。友達のコールセンターのシステムの話きくとやばい、大違い。
勉強のついでに、プチIT化しよ〜